Certaines entreprises font le choix de travailler avec Excel dans la gestion de leurs marchés de prestation pluriannuels, au risque de se voir retoquée ou plus grave perdre le marché (on en a connues !).
Origine du projet : format imposé par l’adjudicateur
Le SYDEV (Syndicat des Energies de Vendée) ou du SYDELA (Syndicat des Energies des Pays de la Loire), pour n’en citer que quelques-uns, imposent à leurs prestataires un formalisme dans les échanges de données afin de simplifier leur travail au quotidien. Mais simplification d’un côté entraîne parfois complexité du côté des entreprises.
En effet, dans le cas de ces syndicats que nous connaissons bien, lorsqu’une entreprise répond sur une prestation donnée : pose d’un lampadaire, réfection d’un trottoir ; elle doit produire des fichiers au format « .csv » qui seront ensuite intégrés dans le logiciel utilisé par le Syndicat pour déclencher ni plus ni moins que la facturation. Si l’entreprise ne produit pas le fichier au bon format, impossible de facturer. C’est gênant !
Excel pour le devis, la pire des solutions !
Beaucoup d’entreprise du BTP, habituées à fonctionner à budget serré se tourne inévitablement vers Excel pour le chiffrage et leurs échanges d’information avec les Syndicats.
Ce qui peut apparaître comme une solution peu chère du point de vue de l’investissement, devient vite catastrophique lorsque 3 mois de facturation sont rejetés par l’adjudicateur car les conditions du contrat ne sont pas respectées.
Dans notre expérience, nous avons même connu une entreprise récalcitrante qui a perdu le marché au bout de 5 mois. Elle s’est entêtée à fournir des extractions d’Excel qui ne respectaient pas le format contractuel.
En plus du manque à gagner pour l’entreprise, c’est une vraie perte de confiance qui s’installe avec le client.
Simplification des tâches administratives avec QDV7
Confrontée à cette situation, nos clients bénéficient dans l’outil d’étude de prix QDV7 d’un développement spécifique qui permet de produire en un clic le ou les fichiers attendus en respectant le format imposé.
Les fichiers sont extraits directement du devis via l’API selon le protocole imposé, puis transmis par mail au Syndicat qui valide le devis et la facture via l’intégration dans leur logiciel de gestion.
Un des avantages de cette solution, autre que la simplification qu’elle apporte des 2 côtés de la relation, est que quelques soit le format imposé, celui-ci n’a aucun impact sur la façon dont l’entreprise prestataire fonctionne.
En effet, beaucoup d’entreprises travaillant dans Excel sont obligées de s’adapter au formalisme client. Dans le cas de QDV7, cela n’a pas lieu d’être et c’est un confort pour l’entreprise qui peut ainsi gérer ses marges et ses coûts de la façon qu’elle souhaite.
Dans les développements réalisées pour les entreprises prestataires sur les marchés du SYDEV et du SYDELA, QDV7 permet d’aller jusqu’à la facturation à l’avancement sur pourcentage ou quantités.
