Einige Unternehmen entscheiden sich dafür, bei der Verwaltung ihrer mehrjährigen Serviceverträge mit Excel zu arbeiten, auf die Gefahr hin, abgelehnt zu werden oder, was noch schlimmer ist, den Vertrag zu verlieren (wir haben einige gesehen!).
Ursprung des Projekts: vom Juror vorgegebenes Format
Die SYDEV (Syndicat des Energies de Vendée) oder SYDELA (Syndicat des Energies des Pays de la Loire), um nur einige zu nennen, schreiben ihren Dienstleistern beim Datenaustausch einen Formalismus vor, um ihnen die tägliche Arbeit zu erleichtern. Aber eine Vereinfachung auf der einen Seite führt manchmal zu Komplexität auf der Geschäftsseite.
Tatsächlich ist es bei diesen Gewerkschaften, die wir gut kennen, der Fall, wenn ein Unternehmen für eine bestimmte Dienstleistung antwortet: Installation einer Straßenlaterne, Reparatur eines Bürgersteigs; Es muss Dateien im „.csv“-Format erstellen, die dann in die von der Union verwendete Software integriert werden, um nicht mehr und nicht weniger als die Rechnungsstellung auszulösen. Wenn das Unternehmen die Datei nicht im richtigen Format erstellt, ist eine Rechnungsstellung nicht möglich. Es ist peinlich!
Excel für das Angebot, die schlechteste Lösung!
Viele Bauunternehmen, die es gewohnt sind, mit einem knappen Budget zu arbeiten, greifen für die Kostenkalkulation und den Informationsaustausch mit Gewerkschaften zwangsläufig auf Excel zurück.
Was unter Investitionsgesichtspunkten wie eine kostengünstige Lösung erscheinen mag, wird schnell zur Katastrophe, wenn die dreimonatige Rechnungsstellung vom Schlichter abgelehnt wird, weil die Vertragsbedingungen nicht eingehalten werden.
Unserer Erfahrung nach hatten wir sogar ein widerspenstiges Unternehmen, das nach fünf Monaten den Markt verlor. Sie bestand darauf, Excel-Auszüge bereitzustellen, die nicht dem vertraglichen Format entsprachen.
Zu den Ertragseinbußen für das Unternehmen kommt ein echter Vertrauensverlust beim Kunden hinzu.
Vereinfachung administrativer Aufgaben mit QDV7
Angesichts dieser Situation profitieren unsere Kunden von einer speziellen Entwicklung des QDV7-Preisstudientools, die es ihnen ermöglicht, die erwartete(n) Datei(en) mit einem Klick zu erstellen und dabei das vorgegebene Format einzuhalten.
Die Dateien werden direkt aus dem Angebot über die API gemäß dem vorgeschriebenen Protokoll extrahiert und dann per E-Mail an die Union übermittelt, die das Angebot und die Rechnung durch Integration in ihre Verwaltungssoftware validiert.
Einer der Vorteile dieser Lösung besteht neben der Vereinfachung, die sie für beide Seiten der Beziehung mit sich bringt, darin, dass sie unabhängig vom vorgegebenen Format keinen Einfluss auf die Art und Weise hat, wie der Dienstanbieter arbeitet.
Tatsächlich sind viele Unternehmen, die mit Excel arbeiten, gezwungen, sich an den Kundenformalismus anzupassen. Im Fall von QDV7 ist dies nicht notwendig und ein Komfort für das Unternehmen, das so seine Margen und Kosten nach seinen Wünschen verwalten kann.
Bei den für Dienstleistungsunternehmen auf den Märkten SYDEV und SYDELA durchgeführten Entwicklungen ermöglicht QDV7 bis hin zur prozentualen oder mengenmäßigen Fakturierung.
