Cuando eres proveedor de equipos técnicos, por ejemplo máquinas especiales, nunca cifras lo mismo y nuestros cifradores suelen estar muy interesados en la informática y, en particular, en Excel.
La solución de cifrado es obvia ya que aparece en las estaciones de trabajo de todos los usuarios en la persona (por así decirlo) de Excel. Luego, todo lo que necesita hacer es configurar la solución para satisfacer las necesidades de la empresa.
¿Cómo preparar un entorno Excel para realizar cotizaciones?
¿Por dónde empezar, ya que la tarea puede parecer desalentadora?
Primero debemos volver a los fundamentos de la empresa, que es generar un margen a partir de la operación presupuestada. Debes poder medir este margen en los diferentes compartimentos del presupuesto y poder medirlo desde diferentes ángulos.
El margen de cotización general es la diferencia entre el precio de costo y el precio de venta. Se expresa como coeficiente: 1,2 o como porcentaje 25%. Podemos medirlo globalmente en la estimación o aplicar diferentes coeficientes para cubrir contingencias, tipos de cambio si trabajamos en exportaciones, costes generales, etc.
El precio de costo generalmente se compone de 2 tipos de costos :
- Costos directos que están directamente relacionados con la operación presupuestada, de ahí su nombre.
- Costos indirectos que representan los costos que debe soportar la empresa para realizar la operación.
A estos costes se les aplicará el margen para calcular el precio de venta.
¿Hacer citas complejas en Excel?
Cuando la operación es compleja, por ejemplo el suministro de una línea de producción o de un edificio, generalmente es necesario dividir el proyecto en tareas. De hecho, el cliente querrá comparar su oferta con la de uno o más compañeros .
Por lo tanto, le impondrá una descomposición para facilitar el trabajo de comparación o le dejará libre para dividir el proyecto como desee.
El primer caso es mucho más restrictivo que el segundo.
Por tanto, será necesario calcular el coste del proyecto por tarea y no en su conjunto . Sobre todo, deberás proporcionar un precio de venta para cada tarea . Por lo general se trabaja con el fichero Excel del cliente y su hoja de estudio de precios para realizar los informes, pero es bastante tedioso para importes de más de cinco ceros.
Excel ofrece todas las posibilidades de descomposición, pero será necesario integrar las funcionalidades de control , porque para esta parte el software no tiene una propuesta integrada. Por ejemplo, podemos usar formato condicional para comprobar que dos sumas son iguales.
Estudio de precios en Excel: errores que no se deben cometer
Sin embargo, tenga cuidado al configurar una herramienta de cálculo de costes en Excel para no cometer ciertos errores.
Es bien sabido que la implementación de una herramienta de este tipo no cuesta nada , ni en desarrollo ni en mantenimiento. De hecho, el software que se instala por defecto en la mayoría de las máquinas podría pensar que es gratuito, pero no es así .
En los servicios de costes empresariales, no es raro encontrarse con una hoja de cálculo de Excel para cada estimador, porque cada uno tiene su propio enfoque y visión de su trabajo. En este caso, resulta complicado para un departamento comercial comparar presupuestos con el mismo análisis .
Tenga en cuenta la relevancia de los datos, porque la ausencia de bases de datos en Excel (Access, todavía existe en Office, pero ¿quién lo usa?) puede fácilmente resultar en precios diferentes para el mismo artículo incluso en una sola cotización .
Cuando confías el desarrollo de una herramienta de cifrado a tu vendedor o cifrador: ¿ dónde, cómo y dónde termina tu trabajo como desarrollador de la herramienta en relación con su misión original (vender o cifrar según el caso) ? ¿Esta nueva misión está bien formulada y no invadirá sus resultados y los de la empresa?
Finalmente, la mayor dificultad es asegurar la transición a otro experto cuando la persona que mantiene la herramienta de cifrado decide abandonar la empresa y por qué no con los datos de la misma. ¿Quién garantizará la transferencia de habilidades a sus demás colaboradores y corregirá los errores inevitables que contiene cualquier software, por sofisticado que sea?
Ahí lo tienes, tienes algunas nociones esenciales para comenzar y desarrollar una hermosa herramienta de cálculo de costos en Excel. Mucha suerte y sobre todo buenas cifras.
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