Algunas empresas optan por trabajar con Excel en la gestión de sus contratos de servicios plurianuales, a riesgo de ser rechazadas o, lo que es más grave, de perder el contrato (¡hemos visto algunas!).
Origen del proyecto: formato impuesto por el adjudicador
El SYDEV (Syndicat des Energies de Vendée) o SYDELA (Syndicat des Energies des Pays de la Loire), por nombrar sólo algunos, imponen el formalismo a sus proveedores de servicios en el intercambio de datos para simplificar su trabajo diario. Pero la simplificación por un lado a veces conduce a la complejidad por el lado empresarial.
En efecto, en el caso de estos sindicatos que conocemos bien, cuando una empresa responde por un determinado servicio: instalación de una farola, reparación de una acera; debe producir archivos en formato “.csv” que luego se integrarán en el software utilizado por la Unión para activar nada más y nada menos que la facturación. Si la empresa no produce el archivo en el formato correcto, es imposible facturar. Es molesto !
Excel para la cotización, ¡la peor solución!
Muchas empresas constructoras, acostumbradas a operar con presupuestos ajustados, inevitablemente recurren a Excel para realizar cálculos de costos e intercambiar información con los sindicatos.
Lo que puede parecer una solución económica desde el punto de vista de la inversión, rápidamente se convierte en catastrófica cuando el adjudicador rechaza tres meses de facturación porque no se respetan las condiciones del contrato.
Según nuestra experiencia, incluso tuvimos una empresa recalcitrante que perdió el mercado después de 5 meses. Insistió en proporcionar extracciones de Excel que no se ajustaban al formato contractual.
Además de la pérdida de ingresos para la empresa, existe una pérdida real de confianza con el cliente.
Simplificando las tareas administrativas con QDV7
Ante esta situación, nuestros clientes se benefician de un desarrollo específico en la herramienta de estudio de precios QDV7 que les permite producir el archivo esperado con un solo clic respetando el formato impuesto.
Los archivos se extraen directamente del presupuesto a través de la API según el protocolo impuesto y luego se transmiten por correo electrónico a la Unión, que valida el presupuesto y la factura mediante la integración en su software de gestión.
Una de las ventajas de esta solución, además de la simplificación que aporta a ambas partes de la relación, es que cualquiera que sea el formato impuesto, no tiene ningún impacto en la forma en que opera el proveedor de servicios.
De hecho, muchas empresas que trabajan en Excel se ven obligadas a adaptarse al formalismo del cliente. En el caso de QDV7 esto no es necesario y es una comodidad para la empresa que así puede gestionar sus márgenes y costes como desee.
En los desarrollos realizados para empresas de servicios en los mercados SYDEV y SYDELA, QDV7 permite llegar incluso a la facturación progresiva en porcentaje o en cantidades.
