La mejora continúa; el PDCA; la rueda de Deming; Gestión por calidad; El sistema de gestión de la calidad; El método Kaizen... tantos nombres diferentes para una misma idea: El deseo de mejorar.
Hoy en día, muchas empresas cuentan con la certificación “Gestión de Calidad – ISO 9001” , que a veces no es accesible para las PYME/VSE: es demasiado costosa o demasiado restrictiva de implementar.
Además, puede aplicar los principios básicos del SGC a su negocio para dar un primer paso hacia la mejora de su desempeño.
A continuación se detallan los 5 puntos clave para implementar rápida/fácilmente los conceptos básicos del Sistema de Gestión de Calidad.
- 1 – Motivar a las tropas
La mejora continua debe verse como una filosofía empresarial:
De nada sirve lanzarse si sólo la dirección cree en ello o por el contrario si no cuenta con el apoyo de sus superiores.
Una buena sesión de comunicación interna para explicar este enfoque a todo el mundo es fundamental. Cada uno debe actuar, a su nivel, pero con el mismo objetivo.
Efectivamente, todo se basa en un sistema colaborativo y participativo donde se favorece el trabajo en grupo.
Se esperan lluvias de ideas y otras reuniones, por lo que es mejor ir allí con alegría y buen humor, ¿verdad?
- 2 – La rueda de Deming para evitar dar vueltas en círculos
Eres el director de tu negocio, estás muy motivado por este proyecto y tu equipo está en la parrilla de salida: ¡genial!
Cuando de repente surge la molesta pregunta: “¿Con qué empezamos, jefe?” »
Afortunadamente, Deming pensó en ti:
En primer lugar, crea un equipo de proyecto multidisciplinar (en Quotex se forman equipos de 3 personas de media) y céntrate en el primer punto de mejora que deseas aportar a tu empresa:
- Escribe una oferta de trabajo
- Reducir el consumo de electricidad
- Mejorar el servicio postventa
- …
Planificar/Planificar: Planificarlo todo
No dejes lugar a dudas sobre tus objetivos de mejora (estimación de tiempo y presupuesto asignado al proyecto, hallazgos, problemas, implementación de indicadores de desempeño, etc.). El objetivo es planificar dónde y cómo se va.
Hacer/Implementar: Con o sin fase de prueba
Este paso se puede interpretar de dos maneras dependiendo de su proyecto:
- Ejecutas la acción preparada en el “Plan”
- Ejecutas una fase de prueba de la acción a implementar. Esta fase suele ser esencial a la hora de poner en marcha un gran proyecto, para acentuar el aspecto “paso a paso” de la acción y aumentar las posibilidades de hacerlo bien a la primera.
Comprobar/Verificar: Medir para entender
Luego de ejecutar la acción, regrese a sus objetivos e indicadores de desempeño definidos en la fase “Planificar” y mida que los resultados obtenidos en la fase “Hacer” correspondan a lo planeado.
Actuar/Agir: hacer balance
Planeaste, ejecutaste, verificaste y aún no has logrado tu objetivo...
La fase “Actuar” es cuando se identifican las causas del incumplimiento utilizando la información recopilada en fases anteriores.
¡Y aquí vamos de nuevo a dar una vuelta! Planificar nuevos cambios, ejecutar,
mira… ¡por fin lo entiendes!
Por otro lado, cuando logres el resultado deseado, formaliza tus soluciones para que sean sostenibles en el tiempo.
EN RESUMEN
- Di lo que haces (PLAN)
- Haz lo que dices (HACER)
- Comprueba lo que has hecho (CHECK)
- Hacerlo mejor (ACTUAR)
- 3 – ¿El enfoque de Procesos? ¿Quesaco?
Esta es la parte que requiere más reflexión, porque requiere dar un paso atrás en el funcionamiento de su negocio.
El enfoque de procesos es un método de análisis que consta de:
- Describir metódicamente un proyecto, una acción u otro...
- Para actuar en consecuencia
- Para desplegar inteligentemente las capacidades de su personal
- Para crear valor agregado
Mapear los procesos de su empresa le permite comprender cómo su empresa crea valor agregado para optimizar su desempeño.
Los procesos operan de manera correlacionada, es decir, interactúan entre sí.
Entonces, para una acción, es necesario mapear 3 procesos:
El proceso de implementación: la acción a llevar a cabo
El proceso de dirección: los procesos de gestión de la empresa: política de calidad, orientación al cliente, comunicación, etc.
El Proceso de Soporte: proporcionar recursos: humanos, presupuestarios, estándares, documentos, etc.
Tomemos como ejemplo el proyecto para implementar la Gestión de Calidad dentro de Quotex:
- 4 – 7 principios de Gestión de la Calidad: Acciones
Ahora volvamos a conceptos más simples.
Los estándares ISO de Gestión de Calidad se basan en 7 principios:
5 – Mantente fresco
Con un poco de práctica, rápidamente se sentirán los primeros signos de mejora.
Estas herramientas no están adaptadas a emergencias, pero te permitirán implementar acciones preventivas, curativas y correctivas para gestionar las crisis fácilmente.
Cuanto más pequeña sea la empresa, más específicas serán sus acciones de mejora para no empantanarse en detalles.
Ahora sabe cómo implementar fácilmente algunos principios de Gestión de Calidad.
Si estas herramientas de gestión te convencen, puedes decidir hacerte auditar y certificar ISO 9001: algunas empresas sólo trabajan con empresas certificadas…
Laury Bonnet