Quando você é fornecedor de equipamentos técnicos, por exemplo, máquinas especiais, você nunca criptografa a mesma coisa e nossos criptografadores geralmente gostam muito de TI e, mais particularmente, de Excel.
A solução de criptografia é óbvia, pois aparece nas estações de trabalho de todos os usuários na pessoa (por assim dizer) do Excel. Tudo o que você precisa fazer é configurar a solução para atender às necessidades do negócio.
Como preparar um ambiente Excel para fazer cotações?
Por onde começar, pois a tarefa pode parecer assustadora?
Devemos primeiro voltar ao fundamento da empresa, que é gerar margem a partir da operação custeada. Você deve ser capaz de medir essa margem nos diferentes compartimentos do orçamento e medi-la de diferentes ângulos.
A margem global de cotação é a diferença entre o preço de custo e o preço de venda. É expresso como um coeficiente: 1,2 ou como uma porcentagem de 25%. Podemos medi-lo globalmente na estimativa ou aplicar diferentes coeficientes para cobrir contingências, taxas de câmbio se trabalharmos com exportações, custos gerais, etc.
O preço de custo é geralmente composto por 2 tipos de custos :
- Custos diretos que estão diretamente ligados à operação custeada, daí o seu nome
- Custos indiretos que representam os custos que a empresa deve arcar para realizar a operação.
A margem será aplicada a esses custos para cálculo do preço de venda.
Fazer cotações complexas no Excel?
Quando a operação é complexa, por exemplo o fornecimento de uma linha de produção ou de um edifício, geralmente é necessário dividir o projeto em tarefas. Na verdade, o cliente vai querer comparar a sua oferta com a de um ou mais colegas .
Portanto, irá impor-lhe uma decomposição para facilitar o trabalho de comparação ou deixá-lo livre para dividir o projeto como desejar.
O primeiro caso é muito mais restritivo que o segundo.
Será portanto necessário calcular o custo do projecto por tarefa e não mais globalmente . Acima de tudo, você precisará fornecer um preço de venda para cada tarefa . Em geral trabalhamos com o arquivo Excel do cliente e sua planilha de estudo de preços para fazer os relatórios, mas é bastante tedioso para valores com mais de cinco zeros.
O Excel oferece todas as possibilidades de decomposição, mas será necessário integrar as funcionalidades de controle , pois para esta parte o software não possui uma proposta integrada. Por exemplo, podemos usar formatação condicional para verificar se duas somas são iguais.
Estudo de preços em Excel: erros a não cometer
Porém, tome cuidado ao configurar uma ferramenta de custeio no Excel para não cometer certos erros.
É sabido que a implementação de tal ferramenta não custa nada , nem em desenvolvimento nem em manutenção. Na verdade, o software instalado por padrão na maioria das máquinas pode-se pensar que é gratuito, mas não é o caso .
Nos serviços de custeio empresarial, não é incomum se deparar com uma planilha Excel para cada estimador, pois cada um tem sua abordagem e visão muito pessoal de seu trabalho. Neste caso, é complicado para um departamento de vendas comparar cotações com a mesma análise .
Leve em consideração a relevância dos dados, pois a ausência de bancos de dados em Excel (Access, ainda existe no Office, mas quem o utiliza?) pode facilmente resultar em preços diferentes para um mesmo item mesmo em uma cotação única .
Quando você confia o desenvolvimento de uma ferramenta de criptografia ao seu vendedor ou criptografador: onde e como e onde para o seu trabalho como desenvolvedor da ferramenta em relação à sua missão original (vender ou criptografar dependendo do caso) ? Esta nova missão está bem estruturada e não prejudicará os seus resultados e os da empresa?
Por fim, a maior dificuldade é garantir a transição para outro especialista quando quem mantém a ferramenta de criptografia decide sair da empresa e porque não com os dados da empresa. Quem garantirá a transferência de competências aos seus demais colaboradores e corrigirá os inevitáveis erros que qualquer software, por mais sofisticado que seja, contém?
Aí está, você tem algumas noções essenciais para começar e desenvolver uma bela ferramenta de custeio no Excel. Boa sorte e acima de tudo bons números.
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