Algumas empresas optam por trabalhar com Excel na gestão dos seus contratos de serviços plurianuais, correndo o risco de serem rejeitadas ou, mais gravemente, de perderem o contrato (já vimos alguns!).
Origem do projeto: formato imposto pelo adjudicador
O SYDEV (Syndicat des Energies de Vendée) ou SYDELA (Syndicat des Energies des Pays de la Loire), para citar apenas alguns, impõem formalismo aos seus prestadores de serviços na troca de dados, a fim de simplificar o seu trabalho no dia a dia. Mas a simplificação por um lado leva por vezes à complexidade do lado empresarial.
Com efeito, no caso destes sindicatos que conhecemos bem, quando uma empresa responde por um determinado serviço: instalação de um candeeiro de rua, reparação de uma calçada; deverá produzir ficheiros em formato “.csv” que serão posteriormente integrados no software utilizado pela União para desencadear nada mais nada menos do que a facturação. Caso a empresa não produza o arquivo no formato correto, fica impossível faturar. É constrangedor!
Excel para o orçamento, a pior solução!
Muitas construtoras, acostumadas a operar com orçamento apertado, recorrem inevitavelmente ao Excel para custeio e troca de informações com os sindicatos.
O que pode parecer uma solução barata do ponto de vista do investimento, rapidamente se torna catastrófico quando 3 meses de faturação são rejeitados pelo adjudicante por não serem respeitadas as condições do contrato.
Na nossa experiência, tivemos até uma empresa recalcitrante que perdeu mercado após 5 meses. Ela persistiu em fornecer extrações em Excel que não atendiam ao formato contratual.
Além da perda de ganhos para a empresa, há uma real perda de confiança com o cliente.
Simplificando tarefas administrativas com QDV7
Perante esta situação, os nossos clientes beneficiam de um desenvolvimento específico na ferramenta de estudo de preços QDV7 que lhes permite produzir o(s) ficheiro(s) esperado(s) num clique, respeitando o formato imposto.
Os arquivos são extraídos diretamente da cotação via API conforme protocolo imposto e depois transmitidos por e-mail ao Sindicato que valida a cotação e a fatura via integração ao seu software de gestão.
Uma das vantagens desta solução, para além da simplificação que traz para ambos os lados da relação, é que qualquer que seja o formato imposto, não tem impacto na forma como o prestador de serviço opera.
Na verdade, muitas empresas que trabalham em Excel são forçadas a se adaptar ao formalismo do cliente. No caso do QDV7 isso não é necessário e é um conforto para a empresa que pode assim gerir as suas margens e custos da forma que desejar.
Nos desenvolvimentos realizados para empresas de serviços nos mercados SYDEV e SYDELA, o QDV7 permite ir até ao progresso da faturação em percentagem ou quantidades.
