A melhoria continua; o PDCA; a roda de Deming; Gestão pela qualidade; O SGQ; O método Kaizen... tantos nomes diferentes para uma mesma ideia: O desejo de melhorar.
Hoje, muitas empresas são certificadas “Gestão da Qualidade – ISO 9001” , o que às vezes não é acessível às PMEs/VSEs: Muito caro ou muito restritivo para implementar.
Além disso, você pode aplicar os princípios básicos do SGQ ao seu negócio para dar o primeiro passo para melhorar seu desempenho.
Aqui estão os 5 pontos-chave para implementar de forma rápida/fácil os fundamentos do Sistema de Gestão da Qualidade.
- 1 – Motivar as tropas
A melhoria contínua deve ser vista como uma filosofia de negócio:
Não adianta lançar se apenas a gestão acredita nele ou, inversamente, se você não é apoiado pelos seus superiores.
Uma boa sessão de comunicação interna para explicar esta abordagem a todos é essencial. Cada um deve agir, ao seu nível, mas com o mesmo objetivo.
Na verdade, tudo se baseia num sistema colaborativo e participativo onde o trabalho em grupo é favorecido.
Serão esperados brainstormings e outras reuniões, então é melhor ir lá com alegria e bom humor, certo?
- 2 – A roda de Deming para evitar andar em círculos
Você é o gestor do seu negócio, está hiper motivado com esse projeto e sua equipe está começando: ótimo!
Quando de repente surge a pergunta chata: “Por onde começamos, chefe?” »
Felizmente, Deming pensou em você:
Em primeiro lugar, crie uma equipe de projeto multidisciplinar (na Quotex são formadas equipes de 3 pessoas em média) e foque no primeiro ponto de melhoria que você deseja trazer para sua empresa:
- Escreva uma oferta de emprego
- Reduzir o consumo de eletricidade
- Melhorar o serviço pós-venda
- …
Planejar/Planejar: Planeje tudo
Não deixe dúvidas sobre os seus objetivos de melhoria (estimativa de tempo e orçamento alocado ao projeto, resultados, questões, implementação de indicadores de desempenho, etc.). O objetivo é planejar para onde e como você está indo.
Fazer/Implementar: Com ou sem fase de teste
Esta etapa pode ser interpretada de duas maneiras dependendo do seu projeto:
- Você executa a ação preparada no “Plano”
- Você executa uma fase de teste da ação a ser implementada. Esta fase é muitas vezes essencial na montagem de um grande projeto, para acentuar o lado “passo a passo” da ação e aumentar as chances de acertar na primeira vez.
Checar/Verificar: Medir para entender
Após executar a ação, retorne aos seus objetivos e indicadores de desempenho definidos na fase “Planejar” e meça se os resultados obtidos na fase “Fazer” correspondem ao que foi planejado.
Act/Agir: Faça um balanço
Você planejou, executou, conferiu e mesmo assim ainda não alcançou seu objetivo...
A fase “Agir” é quando você identifica as causas do não desempenho usando informações coletadas nas fases anteriores.
E lá vamos nós de novo para dar uma volta! Planeje novas mudanças, execute,
confira… finalmente você entendeu!
Por outro lado, ao alcançar o resultado desejado, formalize suas soluções para que sejam sustentáveis ao longo do tempo.
RESUMINDO
- Diga o que você faz (PLANEJA)
- Faça o que você diz (FAÇA)
- Verifique o que você fez (VERIFIQUE)
- Faça melhor (ACT)
- 3 – A abordagem do Processo? Quesaco?
Essa é a parte que mais exige reflexão, pois exige dar um passo atrás no funcionamento do seu negócio.
A abordagem de processo é um método de análise que consiste em:
- Descrever metodicamente um projeto, uma ação ou outro…
- Para agir sobre isso
- Para implantar de forma inteligente as habilidades de sua equipe
- Para criar valor acrescentado
Mapear os processos da sua empresa permite entender como sua empresa cria valor agregado para otimizar seu desempenho.
Os processos operam de forma correlacionada, ou seja, interagem entre si.
Então para uma ação é necessário mapear 3 processos:
O processo de implementação: a ação a ser realizada
O processo de direção: os processos de gestão da empresa: política de qualidade, orientação ao cliente, comunicação, etc.
O Processo de Apoio: fornecer recursos: humanos, orçamento, padrões, documentos, etc.
Tomemos como exemplo o projeto de implantação da Gestão da Qualidade dentro da Quotex:
- 4 – 7 princípios de Gestão da Qualidade: Ações
Agora vamos voltar aos conceitos mais simples.
Os padrões de Gestão da Qualidade ISO são baseados em 7 princípios:
5 – Mantenha a calma
Com um pouco de prática, os primeiros sinais de melhoria serão sentidos rapidamente.
Estas ferramentas não estão adaptadas a emergências, mas permitirão implementar ações preventivas, curativas e corretivas para gerir facilmente as crises.
Quanto menor a empresa, mais direcionadas serão suas ações de melhoria para não se prender a detalhes.
Agora você sabe como implementar facilmente alguns princípios de Gestão da Qualidade.
Se você se deixar conquistar por essas ferramentas de gestão, pode decidir ser auditado e certificado ISO 9001: algumas empresas só trabalham com empresas certificadas…
Laury Bonnet
