Qu’est-ce qu’un logiciel de CPQ et comment le choisir ?

Configuration, Prix et Devis : si ces fonctions du logiciel de CPQ peuvent sembler claires pour les initiés, pour la plupart, la distinction par rapport à un logiciel de devis est difficile à faire. Qu’est-ce que c’est vraiment, pourquoi en avoir besoin, quels avantages, comment le choisir ? Quotex vous explique tout !

Qu’est-ce qu’un logiciel de CPQ ?

CPQ est l’acronyme de « Configure, Price, Quote » soit « Configuration, prix et devis » en français. Le logiciel de CPQ vous permet donc de configurer un produit, une prestation avant d’établir un prix qui servira à émettre le devis.

CPQ

Un logiciel de CPQ doit vous permettre d’émettre plus facilement des devis (et donc de gagner du temps) sur des dprojets complexes et configurables.

Configurez une machine ou une prestation (CONFIGURE)

Le logiciel va permettre de configurer un produit complexe (comme une machine industrielle) ou encore une prestation incluant du matériel et de la main-d’œuvre (comment l’installation d’un système de climatisation ou de vidéo surveillance).

Étape par étape, il offre la possibilité au commercial de choisir les différentes options du produit, pour arriver à une solution valide techniquement.

Calculer le prix de vente (PRICE)

En fonction de la configuration définie, le logiciel de CPQ va calculer le prix de la solution :

  • En partant du coût des différents sous-ensembles, basé sur les pièces, matériaux nécessaires, la main-d’œuvre affectée (et son taux horaire), les éventuels besoins de matériels spécifiques pour permettre la fabrication ou la livraison
  • En appliquant des niveaux de marge souhaités de manière unitaire sur chaque élément ou sous-ensemble, ou de manière globale.

Générer une offre commerciale (QUOTE) :

Une fois le prix de vente de chaque ensemble / sous-ensemble de la solution défini, un devis peut être établi sur laquelle des conditions commerciales seront appliquées.

La solution de CPQ permet d’établir un devis détaillé (parfois au format souhaité par le client, comme dans le cadre d’un appel d’offres public) et de gérer l’application des remises.

Certaines solutions vont encore plus loin et font du « proposal management » en constituant une offre commerciale complète incluant le devis et les documentations techniques et juridiques.

Quelles différences par rapport à un logiciel de Devis ?

Si le logiciel de CPQ sait aussi faire des devis, la différence principale réside dans la capacité de ce type de logiciel à faciliter la création de devis complexes.

Là où la plupart des logiciels de devis vous permettent d’établir des articles et des articles composés, le CPQ vous permet d’aller dans le détail sur les sous éléments du devis via des configurateurs ou des modèles préconfigurés.

Pourquoi ma société aurait besoin d’un logiciel de CPQ ?

L’utilisation d’un logiciel de CPQ est utile lorsque vous disposez de catalogues produits complexes et hautement configurables.

En général, plus les produits sont complexes avec de nombreuses références, plus les commerciaux peinent à gérer cette complexité et les prix associés. Cela entraîne des retards sur les demandes de devis (et donc une insatisfaction client).

Cela peut entraîner des processus de validation manuels dans lesquels un deuxième service (par exemple le bureau d’études) est mis à contribution, alors que son temps serait mieux employé sur d’autres missions.

« Seulement 36% du temps d’un commercial est consacré à la vente. Et si vous accélériez les autres tâches ? »

En conséquence, vos commerciaux passent plus de temps à gérer des devis et des interactions internes qu’à la vente. Une étude a montré qu’en moyenne, un commercial passe seulement un tiers de son temps à vendre. Installer un CPQ, c’est avant tout faire gagner du temps à vos commerciaux, pour qu’ils consacrent plus de temps à la vente… Et donc à générer plus de chiffre !

Enfin, le fait de devoir tout traiter manuellement peut entraîner des tarifications incohérentes ou des remises non encadrées qui réduisent les marges de la société.

Top 7 des signes qui indiquent que vous avez besoin d’une solution CPQ :

  1. Votre équipe commerciale utilise toujours Excel pour faire les devis.
  2. La réponse à un devis ou un appel d’offres prend plusieurs jours, voire plusieurs semaines à votre équipe commerciale.
  3. Les produits que vous vendez sont complexes et requièrent de la configuration. La plupart du temps, seuls les commerciaux les plus expérimentés peuvent créer rapidement des configurations précises de vos produits.
  4. Seul le commercial en charge de l’affaire a accès au fichier source du devis du client, généralement stocké dans son ordinateur portable.
  5. Les devis envoyés aux clients contiennent des erreurs de produits ou de chiffrage.
  6. Votre rentabilité n’est pas au niveau où elle devrait être parce que votre équipe commerciale fait trop de remises sur vos produits lorsqu’ils vendent.
  7. Si un client parle à deux commerciaux différents, il obtiendra deux recommandations différentes avec deux devis différents.

Quels sont les avantages d’un logiciel de CPQ ?

Accélérez votre cycle de vente

Grâce à un logiciel de CPQ, vos commerciaux peuvent établir très rapidement une offre commerciale aux couleurs de votre entreprise.

Cette dernière, basée sur des modèles prédéfinis, contient le devis ainsi que tout autre élément nécessaire (informations juridiques, documents contractuels, conditions générales de ventes, fiches produits…).

Limitez les erreurs humaines

Le logiciel de CPQ centralise les données. Grâce aux configurateurs, vous pouvez définissez les combinaisons possibles, les prix en fonction des critères multiples (coût des matériaux, temps de main-d’œuvre, machines nécessaires, niveau de marge souhaité sur chaque item). Le calcul du prix se fait automatiquement.

Ainsi vos commerciaux ne perdent pas de temps à aller chercher les infos ou à vérifier les prix, au risque de se tromper. Ils ne chiffrent plus de combinaisons d’options qui ne peuvent pas être réalisées.

Enfin, ils peuvent agir sur le niveau de remise, avec une validation automatique selon les règles prédéfinies. Vous garantissez ainsi une cohérence et une pertinence dans la tarification et les remises, avec si besoin des approbations.

Analysez vos chiffres et maîtrisez votre marge

Grâce au logiciel de CPQ, vous avez une meilleure visibilité sur ce qui est chiffré et vendu.
Le contrôle des prix via le configurateur et le niveau de remise limité vous permettent de maîtriser vos marges.

Comment choisir un logiciel de CPQ ?

Choisir la bonne solution CPQ n’est pas chose aisée, tant il y a de solutions sur le marché. Toutes ne se valent pas en fonction de vos enjeux et contraintes. Voici selon nous les points d’attention à observer.

Architecture du moteur de configuration : Règles ou contraintes

Le moteur de configuration d’un logiciel de CPQ peut se baser sur des règles ou des contraintes.

Dans le cas de produits simples, un moteur basé sur des règles est idéal : il est facile et rapide d’écrire les règles dans l’interface d’administration du logiciel.

Si vous avez des produits avec une configuration avancée (ou si vous envisagez d’en proposer à l’avenir) de produits ou de produits et services, vous choisirez un moteur basé sur les contraintes. Cela permettra de simplifier l’administration (tout en permettant de gérer aussi les produits simples).

Exemple de l’avantage d’un moteur basé sur les contraintes

Pour illustrer le fonctionnement d’un moteur de configuration basé sur les contraintes, prenons l’exemple d’une société qui vend des ensembles « écrou + boulon + rondelle ». Pour chaque ensemble, vous voulez que les tailles correspondent (un écrou de 8mm avec un boulon de 8mm et une rondelle de 8mm).

Dans un moteur basé sur les règles vous auriez à écrire les règles suivantes pour toutes les dimensions de vos produits : écrou de 8MM = boulon de 8MM = Rondelle de 8mm, écrou de 10mm = boulon de 10mm = Rondelle de 10MM, etc.…

Imaginez maintenant que cette entreprise ait 100 références d’écrous, 100 références de boulons et 100 références de rondelles et que certaines références soient ajoutées et d’autres supprimées avec des matériaux différents… Vous avez un potentiel d’1 millions de combinaisons à gérer. Autant dire que par des simples règles, cela va être un cauchemar à maintenir.

Un système basé sur les contraintes va décrire des conditions logiques qui doivent être remplies, par exemple… “Le diamètre du boulon doit correspondre au diamètre de la rondelle”, “Le matériau du boulon doit correspondre au matériau de l’écrou”. Le cauchemar de la gestion des règles évoqué précédent est résolu en quelques étapes de paramétrage des contraintes.

Ouverture du logiciel pour l’intégration

Si certains CPQ sont natifs aux solutions CRM (et ne peuvent pas être utilisés avec d’autres CRM ou ERP), il existe des solutions hybrides qui peuvent se connecter à toute solution CRP ou ERP.

Dans les entreprises multinationales, il est courant que les équipes de vente régionales utilisent différents outils CRM ou ERP. Vos équipes commerciales en Europe peuvent utiliser Salesforce CRM tandis que votre équipe Amériques utilise Microsoft Dynamics 365. Choisissez le mauvais CPQ et vous aurez des problèmes.

En choisissant une solution indépendante et ouverte, vous pouvez mettre en œuvre une solution globale, quel que soit le CRM ou l’ERP utilisé par vos équipes. Ce type de solutions élimine le risque de devoir réinvestir et réimplémenter différentes plates-formes dans différentes régions.

Performance dans la gestion des devis

De nombreux outils CPQ souffrent de problèmes de performances qui s’aggravent à mesure que vous ajoutez plus de produits et de services à un devis global. C’est souvent le cas des outils de CPQ natifs aux solutions CRM qui ne peuvent pas gérer des devis de plus de 2500 lignes.

D’autres solutions vont poser des problèmes de ralentissement une fois la centaine de ligne ajoutée au devis.

Investissez dans une solution capable de s’adapter à la croissance, la rapidité et la flexibilité dont vos équipes commerciales ont besoin pour établir et gérer des devis et des appels d’offres volumineux.

Une CPQ est avant tout un outil de productivité commerciale… Assurez-vous qu’elle ne limite pas la productivité de votre équipe commerciale !

Mise à disposition du client : utilité et collaboration omnicanale

Su un logiciel de CPQ peut être utilisé en interne, il peut aussi être utilisé directement par vos clients : que ce soit le client final au travers d’une intégration sur un site web ou encore un de vos distributeurs au sein d’une application spécifique (en ligne ou en client lourd sur ordinateur).

Cela parait une excellente idée. Cependant, avant de se lancer, nous vous conseillons de questionner vos questions sur l’utilité d’un tel outil.
Dans de nombreux cas, l’utilité n’est pas justifiée et la solution n’est pas acceptée par l’utilisateur… Dans d’autres cas, même avec un outil bien conçu, le client ne pourra pas être autonome car il nécessite un niveau de connaissance de vos produits qui implique nécessairement l’assistance d’un membre de votre équipe commerciale.

Si tous les voyants sont au vert et que vos clients sont preneurs d’une telle solution, alors assurez-vous de choisir une solution qui permettra une collaboration « omnicanale » et s’intégrer dans des solutions tierces / externalisées.

QDV : un logiciel bureautique de CPQ

En tant qu’expert des solutions d’avant-vente, nous intégrons la solution QDV pour répondre aux besoins CPQ.

Ce logiciel, ouvert, permet de s’intégrer à différents ERP et CRM ainsi qu’à des bases de prix tierces. Il permet la création de configurateurs avancés et sait gérer des devis complexes avec plusieurs milliers de lignes.

Découvrez comment il peut répondre à votre besoin au travers d’une démonstration gratuite en visioconférence.

Joachim Ménager
Joachim Ménager
A vos côtés pour répondre à vos besoins spécifiques d'études de prix, de rédaction d'offres commerciales et de gestion globale de votre entreprise. Les commerciaux et deviseurs doivent se focaliser sur la prise de commandes, pas sur le développement d'un outil de chiffrage. C'est là qu'intervient QUOTEX.
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