Le logiciel d’étude de prix : un logiciel de chiffrage pour vous aider à calculer le prix de revient et le prix de vente
Un logiciel d’étude de prix est un programme informatique de gestion commerciale qui a pour but de vous aider à définir le prix (ou coût) d’un ouvrage ou d’un produit pour ensuite définir un prix de vente.
Ce dernier sera utilisé pour faire un devis à votre client, ou une proposition commerciale.
L’étude de prix a pour fonction d’estimer les coûts de revient d’un projet ou d’un ouvrage en budgétisant :
• Les moyens humains,
• Les moyens matériels
• Les achats de matériaux (ou marchandises)
• Les achats de prestations externes (comme la sous-traitance).
Pour quel secteur d’activité?
Ce type de logiciels peut être utilisé dans différents secteurs d’activité : BTP, Industrie, Ingénierie… Dès lors qu’il y a des devis complexe à réaliser.
Calcul du prix de revient
C’est en faisant ce calcul que l’on arrive à déterminer un coût de revient qui est le minimum à respecter si l’entreprise veut éviter de vendre à perte.
Le logiciel d’étude de prix a pour but de faciliter cette estimation en détaillant de manière fine chaque sous-ensemble du projet (Work Breakdown Structure) et en entrant pour les différents types de coûts (achat de marchandise, salaire chargé, utilisation du matériel…) pour chacun d’eux.
Vous pourrez ainsi indiquer le coût des matériaux, mais aussi les coûts humains en fonction des profils mis à contribution (TJM), ou encore le coût du matériel (coût d’achat, dépréciation d’actif, maintenance).
Ces données de coûts pourront être saisies directement dans le logiciel ou bien importées depuis des bases de données externes, qu’elles soient stockées sur les serveurs de l’entreprise (ERP, base de données de prix) ou bien accessibles auprès de tiers via des API (comme Batiprix pour le bâtiment).
À la croisée des chemins entre un logiciel de gestion de projet et un logiciel de devis (en beaucoup plus évolué), le logiciel d’étude de prix vous permet d’avoir une vue complète sur les ressources à allouer au projet et leurs coûts.
Calcul du prix de vente : gestion des marges, des aléas et des risques
Une fois le prix (ou coût) de revient calculé, le logiciel d’étude de prix vous aide à calculer le prix de vente final, en appliquant un taux de marge et en prenant en compte les risques d’évolution des coûts.
Calcul de la marge
Le calcul de la marge permet d’établir le prix de vente, en appliquant l’un des taux (ratios) suivants :
• taux de marge (marge commerciale / coût)
• taux de marque (part de la marge dans le prix de vente), pour calculer le prix de vente en fonction de la marque que la société veut réaliser.
Vous appliquerez donc un coefficient de marge (coefficient multiplicateur) qui vous permettra d’atteindre le niveau de marge bénéficiaire souhaité sur le prix final.
Le logiciel de prix vous permet d’appliquer des niveaux de marge différents sur les différents postes (matériaux, humains, matériel…) pour tenir compte de la complexité de l’ouvrage ou du produit.
Dans le cas d’un appel d’offres, où le prix final est plus contraint, le logiciel de chiffrage vous permet d’identifier rapidement le niveau de marge restant avant de faire votre offre.
Prise en compte des aléas et des risques
Un logiciel de chiffrage doit aussi vous permettre de tenir compte des changements pouvant subvenir après l’établissement du devis.
En cours de projet, et particulièrement sur des projets sur-mesure et très techniques, vous pouvez rencontrer des complications qui demandent de mettre en œuvre d’autres types de matériaux, du matériel spécifique ou encore des compétences humaines spécialisés. Le logiciel d’étude de prix vous permet d’appliquer facilement ces évolutions et de recalculer les coûts et niveaux de marge.
Sur des projets de longue durée, la prise en compte de l’inflation est importante, car cette dernière peut avoir un impact fort sur votre niveau de marge et sur votre trésorerie.
De même, dans un contexte international, la prise en compte de l’évolution des taux de change est prépondérante pour conserver le niveau de marge souhaité.
En permettant de gérer ces paramètres, un logiciel d’étude de prix vous permet d’ajuster et de recalculer rapidement vos coûts et mesurer l’impact sur vos marges.
Quels sont les avantages d’un logiciel d’étude de prix ?
Le gain de temps
Un logiciel d’étude de prix est avant tout un progiciel de productivité. Si vous n’y trouvez pas de gain de temps, alors autant continuer à faire vos chiffrages avec EXCEL.
“Un logiciel de prix doit vous faire gagner de 40 à 70% de temps sur l’étude de prix de vos projets”
Grâce à la connectivité à d’autres bases, à la possibilité de réutiliser des données, à corriger les données en fonction des aléas, à travailler à plusieurs sur les données sans risque de les corrompre, un bon logiciel d’étude de prix doit vous permettre de gagner de 40 à 70% de temps sur l’établissement du prix de vente de vos projets, même les plus complexes.
La diminution des erreurs
Grâce à la standardisation du processus de chiffrage, un logiciel d’étude de prix permet d’éviter les erreurs que l’on retrouve avec les outils traditionnels : problèmes d’arrondis, de macro ou formule mal configurées, d’altération ou d’effacement de données (en particulier dans le cas de travail en équipe).
La maîtrise de la marge
Le gain de temps et la diminution des erreurs sont deux facteurs qui améliorent l’efficacité opérationnelle et donc la marge de l’entreprise. Avec un logiciel d’étude de prix, vous allez plus loin en l’utilisant comme un outil de gestion financière pour suivre vos niveaux de marge et anticiper les risques (inflation, évolution du taux de change…).
Comment choisir son logiciel d’étude de prix ?
De nombreuses solutions sont disponibles sur le marché et il n’est pas toujours facile de s’y retrouver. Nous vous indiquons ici 5 critères qui nous semblent importants pour votre choix.
La flexibilité du logiciel
Dans de nombreux cas, la première version d’un devis ou d’une étude de prix sera une approximation car les informations relatives au projet ne sont que partiellement disponibles. Pour autant, avoir une première vision du prix de revient (et de vente) final permet de savoir si l’entreprise peut se positionner et donc continuer l’étude.
Un bon logiciel de prix doit vous permettre d’établir une étude partielle et de la compléter à mesure que de nouvelles informations (attendues ou non) sont disponibles. Le format de l’étude ne doit donc pas être figé, mais extrêmement flexible.
Un logiciel facilement paramétrable par les gens du métier
Le logiciel d’étude de prix est avant tout un logiciel métier. Il est donc important que les spécialistes du chiffrage soient en mesure de le paramétrer facilement sans avoir besoin d’une expertise technique (informatique).
À condition que la solution retenue respecte les exigences de sécurité, cela permet d’une part de soulager la DSI, généralement pas spécialiste de tous les métiers de l’entreprise et bien occupée par de nombreux autres projets.
D’autre part de permettre aux utilisateurs (et surtout les utilisateurs experts ou « Key Users » ) d’avoir une couverture fonctionnelle étendue et progressive dans le temps, pour pouvoir réagir rapidement (ou anticiper) les besoins des clients.
Ce sont les raisons pour lesquels il est préférable de choisir un logiciel de chiffrage dédié, qui va s’interfacer à l’ERP de l’entreprise, plutôt que de chercher à ce que l’ERP soit en mesure de gérer des études de prix complexes.
La capacité à travailler avec la vision du client et de l’entreprise
Lorsque vous travaillez dans le cadre d’un appel d’offres (privé ou public), vous êtes contraint de répondre en respectant le format de votre client. Vous devez donc adapter votre méthode de chiffrage à celle du client, ce qui vous rend moins efficace.
Un bon logiciel d’étude de prix doit vous permettre de concilier les deux vues (client et entreprise) :
• Vous importez le fichier du client (Excel, DPGF) et associez ses colonnes à celles que vous utilisez habituellement.
• Vous faites votre chiffrage suivant votre méthode (vous êtes donc plus efficace)
• Une fois le chiffrage effectué, vous l’exporter au format du client pour lui envoyer.£
La capacité à réutiliser des éléments
Même lorsque l’on travaille sur des produits ou ouvrages sur mesure, il y a toujours une part de ce dernier que l’on peut retrouver sur d’autres projets.
Plutôt que de ressaisir toutes les informations, un logiciel performant vous permettra de réutiliser des modèles, voire de créer des configurateurs pour permettre aux utilisateurs de gagner un temps précieux.
La possibilité d’éditer rapidement des offres commerciales
De nombreuses études de prix ont pour but de pouvoir être intégrées sous forme de devis à une proposition commerciale éditée par le commercial ou l’ingénieur d’affaires.
Un bon logiciel d’étude de prix doit vous permettre de générer en quelques clics la proposition commerciale intégrant à la fois les éléments communs et habituels (présentation de l’entreprise, CGV), mais aussi spécifiques au projet parmi lesquels le chiffrage détaillé.
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