Lorsque l’on est fournisseur d’équipements techniques, par exemple des machines spéciales, on ne chiffre jamais la même chose et nos chiffreurs sont généralement assez féru d’informatique et plus particulièrement d’Excel.
La solution de chiffrage est toute trouvée puisqu’elle se présente sur tous les postes des utilisateurs en la personne (si on peut dire) d’Excel. Il suffit juste ensuite de paramétrer la solution pour répondre aux besoins de l’entreprise.
Comment préparer un environnement Excel pour faire ses devis?
Par où commencer tellement la tâche peut paraître ardue ?
Il faut d’abord revenir aux fondamentaux de l’entreprise qui est de dégager une marge de l’opération chiffrée. Il faut pouvoir mesurer cette marge dans les différents compartiments du devis et de pouvoir la mesurer sous différents angles.
La marge globale du devis est la différence entre le prix de revient et le prix de vente. Elle s’exprime en coefficient : 1,2 ou en pourcentage 25 %. On peut la mesurer globalement sur le devis ou appliquer des coefficients différents pour couvrir des aléas, des taux de changes si on travaille à l’export, les frais généraux, etc.
Le prix de revient est généralement constitué de 2 types de coûts :
- Les coûts directs qui sont directement liés à l’opération chiffrée, d’où leur nom
- Les coûts indirects qui représentent les coûts que doit supporter l’entreprise pour mener à bien l’opération.
La marge va s’appliquer sur ces coûts pour calculer le prix de vente.
Faire des devis complexes dans Excel?
Lorsque l’opération est complexe, par exemple la fourniture d’une ligne de production ou d’un bâtiment, il faut généralement découper le projet en tâches. En effet, le client va vouloir comparer votre offre avec celle d’un ou plusieurs confrères.
Il va donc soit vous imposer une décomposition pour faciliter de travail de comparaison, soit vous laisser libre de découper le projet comme bon vous semble.
Le premier cas est beaucoup plus contraignant que le second.
Il faudra donc calculer le coût du projet par tâche et non plus globalement. Il faudra surtout fournir un prix de vente pour chaque tâche. En général, on travaille avec le fichier Excel du client et de sa feuille d’étude de prix pour faire les reports, mais c’est assez fastidieux pour des montants à plus de cinq zéros.
Excel offre toutes les possibilités de décomposition, mais il faudra y intégrer les fonctionnalités de contrôle, car pour cette partie le logiciel n’a pas de proposition intégrée. On peut par exemple, utiliser les mises en forme conditionnelles pour vérifier que deux sommes sont égales.
Etude de prix sur excel : les erreurs à ne pas commettre
Attention toutefois lors de la mise en place d’un outil de chiffrage dans Excel à ne pas commettre certaines erreurs.
Il est notoire de considérer que la mise en place d’un tel outil ne coûte rien, ni en développement, ni en maintenance. En effet, le logiciel étant installé par défaut sur la plupart des machines on peut penser qu’il est gratuit, mais ce n’est pas le cas.
Dans des services de chiffrage des entreprises, il n’est pas rare de se retrouver avec un tableur Excel par deviseurs, car chacun à son approche et sa vision très personnelles de son métier. Il est dans ce cas compliqué pour une direction commerciale de comparer des devis avec la même analyse.
Bien prendre en compte la pertinence de la donnée, car l’absence de bases de données dans Excel (Access, existe toujours dans Office, mais qui l’utilise ?) peut facilement résulter dans des prix différents sur un même article même dans un seul devis.
Lorsque l’on confie le développement d’un outil de chiffrage à son commercial ou chiffreur : où et comment et s’arrête son travail de développeur de l’outil par rapport à sa mission d’origine (vendre ou chiffrer selon les cas)? Est-ce que cette nouvelle mission est bien cadrée et ne va pas empiéter sur ses résultats et ceux de l’entreprise ?
Enfin la plus grande difficulté c’est d’assurer la transition vers un autre expert lorsque la personne qui maintient l’outil de chiffrage décide de quitter l’entreprise et pourquoi pas avec les données de celle-ci. Qui va assurer le transfert de compétence à vos autres collaborateur et corriger les erreurs inévitables que tout logiciel aussi perfectionné soit-il contient ?
Voilà, vous avez quelques notions indispensables pour vous mettre à la tâche et développer un bel outil de chiffrage dans Excel. Bon courage et surtout bons chiffrages.
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